GREGORITA CHAVEZ

 

                         INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

 

 

 

Para: Dr. Efraín  López, Gerente

 

De: Juana López R

 

EL PROBLEMA:

 

Por instrucciones  de la Gerencia  se ha buscado determinar por el Departamento de Archivo

No ha cumplido  hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos  valiosos  y dar información inmediata.

 

ANALISIS:

 

Las repetidas  reclamaciones y protestas por parte de algunos  empleados, descansan  en el sistema de control  que se emplea para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina  del señor Felipe  Torres. Aunque  este empleado es competente, el método del  de control actual  ocasiona la demora de los documentos  que aun no han sido devueltos al archivo  central; siguen un lento proceso  del seguimiento  entre el Departamento y los diversos  usuarios.

 

La demora  se traduce en horas hombres perdidos porque disminuyen  el ritmo de trabajo  y producción  en los departamentos  que dependen del archivo como fuente de material. La atmosfera   del departamento de archivo  es pesada por estos inconvenientes.

 

SUGERENCIAS:

 

Es evidente que una manera de mejorar   el funcionamiento del Departamento de Archivo  para que cumpla sus objetivos, seria el cambio  de su sistema de control.  Este cambia se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.

 

Cambios sugeridos:

 

a) Establecer un sistema  de control en circuito  mediante el cual de documentos  de archivo.,  requeridos por varios departamentos ,  sean recorridos por una tarjeta  de Requisición por el primer usuario  y devueltos por el ultimo . Para ello también   se necesitara  el empleo de una tarjeta de transferencia,  que al firmarla  cada nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior

 

b)  Recomiendo  igualmente ,  el uso de  un archivo de Tarjetas de control  con guías alfabéticas   correspondientes a  cada mes , y guías numéricas  correspondientes a cada día  Este archivo    de tarjetas en el escritorio  del señor Torres  le permitirá ,  de inmediato ,  reconocer los documentos prestados , así  como la rápida localización  de los documentos  por los diferentes departamentos de la empresa.

 

c) Aconsejo  finalmente,  ciertas innovaciones en la tarjeta de requisición. Adjunto a este informe  un ejemplar de la  requisición  actual y un bosquejo   para su examen  y consideración.

 

CONCLUSION:

 

Creo sinceramente  que el Departamento de Archivo  debe ser  debe ser mejorado en eficiencia, por su gran  volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades  de oficina dependen de una información  rápida y completa.

 

Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían   y desaparecerían la causa de las demoras en los servicios.

 

Asistente de Gerencia

Lima, 5 de mayo 199