INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente
DE: Juana López R
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia se ha buscado determinar por qué el
Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido:
preservar documentos valiosos y dar información inmediata.
Análisis:
La repetida reclamación y protesta por parte de algunos empleados, descansa
en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma
prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es
competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos
que aun no han sido devueltos al archivo central; sigue en un lento proceso de
seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres perdidas por que disminuye el ritmo
de trabajo y producción en los Departamentos que dependen del Archivo como
fuente del material. La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada
por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de
Archivo para que cumpla sus objetivos, seria el cambio de su sistema de
control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el Señor
Torres.
Cambios Sugeridos:
a) Establecer un
sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo,
requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de
Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello se
necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada
nuevo usuario, libere responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjeta de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada
día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le
permitirá, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida
localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición. Adjunto a
este informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen
y consideración.
CONCLUSION:
Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de
inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento
de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y
completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las
cuales de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia
Lima, 5 de mayo de 199
ELABORADO POR: GISELLA CANTILLO
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