NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 3234

DOCUMENTACION, ELABORACION DE CIRCULARES.

LA CIRCULAR

Es un escritorio que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto o varias personas a quienes por igual interesa.

La circular es un escritorio que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.

El estilo de la redacción circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinado a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS.

CIRCULAR VOLUNTARIA:

Es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

·         Ofrecer los servicios de algún negocio

·         Dar a conocer un nuevo producto

·         Enviar lista de productos y precios

·         Remisión de catálogos

·         Avisos al personal (internos)

·          Invitaciones, etc.

CIRCULAR OBLIGATORIA:

Es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:

·         Apertura de negocio

·         Cambio de domicilio

·         Establecimiento de una sucursal

·         Nombramiento de apoderado

·         Nombramiento der distribuidores

·         Designación, ratificación o remoción de apoderados

·         Traspaso de negocios

·         Clausuras

·         Liquidación o quiebra de empresas

·         Constitución de una sociedad

·         Dar a conocer el nombre de los administradores

·         Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinarias o extraordinarias

·         Aumento o disminución de capital

Entre otros, por lo cual debemos saber cuáles son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.

Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.

Los elementos de la carta circular son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero este será el mismo para varias personas.

Elaborado Por: Greys Ruiz